RMA, Garantie und Reparatur für dein Servicenetz
After Sales Service Software für Hersteller und Marken. Garantiefälle und RMA in einem System.
Händler und Kunden melden Garantiefälle online, mit Seriennummer und Kaufbeleg. Dein Servicezentrum prüft, repariert und schickt zurück, und alle sehen, wie weit die Reparatur ist.
Im Beratungstermin gehen wir deinen Garantieablauf gemeinsam durch.
5,0 von 5 Sternen bei 6 Bewertungen auf
Software Advice
Wenn ein Händler nach einem Garantiefall fragt, steht die Antwort im Auftrag.
Ist der Motor noch in der Garantie?
Ist unsere Lieferung von Montag angekommen?
Wann bekommt mein Kunde sein Gerät zurück?
Solche Fragen kosten dein Serviceteam Zeit, wenn Kaufbelege im Postfach liegen, Seriennummern in Tabellen stehen und Rücksendungen auf Zetteln notiert sind.
Garantieanspruch mit Belegen
Seriennummer, Kaufdatum, Rechnungsnummer und Kaufbeleg kommen mit der Meldung in RepairCMS an.
Ein Auftrag für jedes Gerät
Jedes Gerät bekommt einen eigenen Auftrag, der wie ein Ticket läuft, mit Seriennummer, Status, zuständigem Mitarbeiter und Lagerplatz.
Händler und Kunden sehen selbst nach
Händler verfolgen ihre Geräte im eigenen Portal, Endkunden im Kundenportal oder in der Kunden-App.
RMA-Beispiel
So läuft ein RMA Prozess mit RepairCMS ab.
Unser Beispiel ist der erfundene E-Bike-Antriebshersteller Voltaro. Ein Kunde meldet, dass sein Mittelmotor beim Anfahren knackt.
Schritt 1
Garantieanspruch online melden
Dein Kunde oder Händler öffnet dein RMA-Formular per Link, QR-Code oder auf deiner Website und gibt an:
- Produkt und Fehler
- Seriennummer
- Kaufdatum und Original-Rechnungsnummer
- Kaufbeleg als PDF, Fotos oder ein kurzes Video
Das Formular baust du im Ultimate Repair Form Builder, mit deinem Logo und deinen Farben.
Optional: Retourenlabel per E-Mail
Mit dem Schritt Einsenden bekommt dein Kunde in Deutschland ein frankiertes DHL-Retourenlabel. Er klebt es aufs Paket und gibt es bei DHL ab. Das läuft über das Zusatzmodul Repair Logistics und deinen DHL-Vertrag.
Schritt 2
Anfrage prüfen und Gerät einchecken
Die Meldung landet bei den Serviceanfragen. Dein Team sieht alle Angaben samt Kaufbeleg auf einen Blick und entscheidet, ob es ein Garantiefall ist.
Wenn der Motor ankommt:
- Anfrage in einen Auftrag umwandeln
- Zustand mit Fotos festhalten
- Ersatzteile aus dem Lager zuweisen
- Lagerplatz festlegen und Etikett drucken
Schritt 3
Reparieren und Kunden informieren
Dein Techniker hält Befund, Arbeitsleistungen und Ersatzteile im Servicebericht fest.
- Bei jeder Statusänderung bekommt dein Kunde eine E-Mail
- Den neuen Stand sieht er im Kundenportal
- Kein Garantiefall? Dann schickst du einen Kostenvoranschlag, den er online bestätigt
Schritt 4
Zurückschicken und abschließen
Wenn das Gerät fertig ist, schließt du den Fall in RepairCMS ab.
- Lieferschein und, mit dem Zusatzmodul Repair Logistics, das DHL-Versandetikett per Klick
- Rechnung bei kostenpflichtiger Reparatur, auch als E-Rechnung nach ZUGFeRD
- Kommt das Gerät wieder, führt dich die Seriennummer zum alten Fall
Zeig uns im Beratungstermin, wie dein Garantieablauf heute läuft.
Händler und Servicepartner buchen Reparaturen im eigenen Portal.
Mit dem B2B-Partner-Portal lädst du jeden Händler über seinen Kontakt in RepairCMS ein. Er bucht dann im Portal unter deiner Adresse, etwa b2b.repaircms.com/deine-firma.
- Jedes Gerät bekommt einen Begleitschein mit QR-Code und Strichcode
- Mehrere Geräte reisen mit einem gemeinsamen Lieferschein
- Du checkst die ganze Lieferung über die Auftragsnummern in einem Durchgang ein
- Partner buchen zu den Preisen, die du freigibst
- Kostenvoranschläge bestätigt der Händler direkt im Portal
- Status, Sendungen und Rechnungen sieht er in seinem Portal
Seriennummern, Ersatzteile und Standorte im Blick.
Jedes Gerät über die Seriennummer finden
Die Seriennummer erfasst du bei der Annahme, in der RepairCMS App scannst du sie mit der Kamera. Darüber ist jede Reparatur am selben Gerät nachverfolgbar, und in der App führt dich die Suche nach der Seriennummer zu Kunde, Auftrag und Gerät. Für jede Produktlinie legst du eine eigene Gerätekategorie mit den Feldern an, die dein Service braucht.
Ersatzteile zentral einkaufen
Zu jedem Artikel im Lager hinterlegst du EAN und OEM-Herstellernummer. Mit dem Zusatzmodul Einkaufszentrale setzen deine Techniker fehlende Ersatzteile direkt aus dem Servicebericht auf die Einkaufsliste. Dein Einkauf sieht den Bedarf aller Aufträge in einer Liste und bestellt gesammelt. Sobald die Ware ankommt, wechselt der Auftrag auf „Teile geliefert“.
Mehrere Servicezentren in einem Konto
Jedes Servicezentrum ist ein eigener Standort, mit eigenem Präfix für Auftrags- und Belegnummern. Wer das Recht dafür hat, sieht die Aufträge aller Standorte, am Computer und in der RepairCMS App.
Besondere Abläufe bauen wir gemeinsam mit dir.
Viele Hersteller haben eigene Regeln, etwa für Kulanz, Austauschgeräte oder die Abrechnung mit Händlern. Solche Abläufe bauen wir für Hersteller mit Servicenetz und stimmen sie auf deinen Service ab.
- ErstgesprächDu zeigst uns, wie Garantiefälle bei dir heute laufen.
- ScopingWir legen gemeinsam fest, was RepairCMS für dich abbilden soll.
- AngebotDu bekommst ein verbindliches Angebot für die Umsetzung.
- StartWir richten RepairCMS ein und begleiten dein Team beim Start.
Dein Kunde sieht selbst, wann sein Gerät zurückkommt.
Nach der Annahme bekommt dein Kunde per E-Mail einen Link zu seinem Reparaturstatus. Im Kundenportal sieht er den aktuellen Stand. Auf dem Handy nutzt er dafür auch die Kunden-App, in der er den Kostenvoranschlag bestätigt und dir direkt am Auftrag schreibt.
Mehr über Kundenportal und Reparaturstatus →
Kunden-App Reparaturstatus
Für deine Kunden, auf iPhone und Android
Sieh dir RepairCMS im Erklärvideo an.
Das Video begleitet einen Reparaturauftrag von der Annahme bis zur Rechnung.
Was Reparaturbetriebe über RepairCMS sagen.
Diese Bewertungen beziehen sich auf RepairCMS als Reparatursoftware insgesamt.
„Hilfreiche Reparatursoftware für Werkstätten“
Bessere Organisation in der Werkstatt, intuitive Oberfläche, einfache Auftragserstellung und KVA-Verwaltung. Feedback wird schnell umgesetzt.
Verifizierte Bewertung auf Software Advice„Meine Erfahrung mit RepairCMS“
Einfach zu bedienen und hilfreich. Nichts zu meckern, es ist super einfach und hat nur sehr kleine Fehler.
Verifizierte Bewertung auf Software Advice„Für die Reparaturverwaltung von Uhren“
Spezialisiert auf Uhrmacher, deutliche Zeitersparnis bei Kostenvoranschlägen und Kommunikation, unkomplizierte Einrichtung.
Verifizierte Bewertung auf Software AdviceHäufige Fragen zur After Sales Service Software
Für welche Hersteller eignet sich RepairCMS?
Für Hersteller, Marken und Servicezentren mit eigenem After-Sales-Service, von Unterhaltungselektronik und IT über E-Bikes bis zur Industrieelektronik. Du legst jede Produktlinie als eigene Gerätekategorie an und arbeitest mit deinem Serviceteam, deinen Händlern und deinen Endkunden in denselben Aufträgen. Für Werkstätten gibt es eigene Seiten, zum Beispiel für Fahrradwerkstätten und Computerwerkstätten.
Was ist eine RMA, und was ist eine RMA-Nummer?
RMA steht für Return Merchandise Authorization, also die Freigabe einer Rücksendung für Garantie oder Reparatur. Die RMA-Nummer ist die Nummer, unter der ein Hersteller diesen Fall führt. In RepairCMS meldet dein Kunde oder Händler den Fall über ein Formular vom Typ „RMA und Garantie“ aus dem Ultimate Repair Form Builder. Die Meldung landet bei den Serviceanfragen. Nach dem Umwandeln führt dein Team den Fall unter einer eigenen Auftragsnummer. Besondere Regeln, etwa für Kulanz, Austauschgeräte oder die Abrechnung mit Händlern, bauen wir gemeinsam mit dir.
Welche Angaben fragt das RMA-Formular ab?
Neben Produkt, Fehlerbeschreibung und Kontaktdaten fragt das Formular Seriennummer, IMEI, Kaufdatum und Original-Rechnungsnummer ab. Dazu lädt dein Kunde bis zu fünf Dateien hoch, zusammen bis 10 MB, als JPG, PNG, WEBP, HEIC, PDF oder MP4, also auch den Kaufbeleg. Jeden Schritt kannst du hinzufügen oder entfernen. Seriennummer, Kaufdatum und Rechnungsnummer markierst du bei Bedarf als Pflicht.
Können Händler ihre Reparaturen selbst einreichen?
Ja, über das B2B-Partner-Portal. Jeder Händler legt dort Reparaturen an, schickt mehrere Geräte mit einem Lieferschein und sieht Status, Kostenvoranschläge, Sendungen und Rechnungen. Was das Portal kostet, steht in der Antwort zu den Kosten.
Lässt sich RepairCMS an ERP oder Shop anbinden?
Einen API-Zugang gibt es auf Anfrage, abgestimmt auf Enterprise-Kunden. Daten aus deinem bisherigen System übernehmen wir für dich, als CSV- oder Excel-Datei. Was du anbinden möchtest, klären wir im Erstgespräch.
Was kostet RepairCMS für Hersteller?
Für Hersteller mit Servicenetz ist der RepairCMS-Plan Enterprise gedacht. Er beginnt bei 299 € netto im Monat bei jährlicher Abrechnung für den ersten Standort, jeder weitere Standort kostet 99 € netto im Monat. Enthalten sind das B2B-Partner-Portal und individuelle Berichte. Der Weg dahin beginnt mit einem Erstgespräch. Danach legen wir im Scoping für 990 € netto den Umfang fest, bei Abschluss wird der Betrag voll angerechnet, und du bekommst ein verbindliches Angebot für die Umsetzung. Das RMA-Formular gibt es in den RepairCMS-Plänen Team und Enterprise. Das B2B-Partner-Portal buchst du im RepairCMS-Plan Team als Zusatzmodul dazu, für 39 € netto im Monat (Einführungspreis, regulär 69 € netto) mit fünf aktiven Zugängen, jeder weitere aktive Zugang kostet 5 € netto im Monat. Einladen kannst du beliebig viele Partner. Alle Pläne findest du in der Tarifübersicht.
Wo liegen die Daten?
Deine Daten liegen in einer Datenbank in Frankfurt, die Anwendung läuft auf Servern in der EU. Die Web-App ist zu 99,9 % verfügbar, nachprüfbar auf unserer Statusseite. Mehr dazu findest du unter Sicherheit und Zuverlässigkeit.
Wie teste ich RepairCMS mit meinem Serviceteam?
Du legst dein Konto unter my.repaircms.com an und testest 14 Tage kostenlos im Umfang des RepairCMS-Plans Team, ohne Zahlungsdaten. Im Test baust du auch dein RMA-Formular im Ultimate Repair Form Builder und spielst einen Garantiefall von der Meldung bis zur Rücksendung durch. Wenn du mehrere Servicezentren oder ein Händlernetz anbinden möchtest, vereinbare einen Beratungstermin, in dem wir deinen Ablauf gemeinsam ansehen.
Zeig uns deinen Garantieablauf.
Im Beratungstermin gehen wir einen Garantiefall aus deinem Servicenetz durch, von der Meldung bis zur Rücksendung. Danach weißt du, was RepairCMS sofort abbildet und was wir für dich einrichten.
