Software für Werkstätten, die Kaffeemaschinen reparieren
Kaffeemaschinen Service Software für Werkstätten. Von der Annahme bis zur Rückgabe.
Nimm Vollautomaten und Siebträger mit Seriennummer, Zustand und Zubehör an. Kostenvoranschlag, Ersatzteile und Rechnung bleiben am selben Auftrag.
14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
5,0 von 5 Sternen bei 6 Bewertungen auf
Software Advice
RepairCMS ist Software für Werkstätten. Wenn deine eigene Kaffeemaschine kaputt ist, erfährst du hier, wie du eine Werkstatt findest.
Wenn ein Café nach seiner Maschine fragt, steht die Antwort im Auftrag.
Ist die Dichtung für meine Jura schon da?
Braucht ihr noch mein Okay fürs Entkalken?
Bekommen wir den Siebträger bis Freitag zurück?
Solche Fragen kosten Zeit, wenn die Angaben auf Zetteln, in Chats und bei verschiedenen Leuten im Team liegen.
Alle Angaben an der Maschine
Seriennummer, Zubehör, Zustand und Befund stehen am selben Reparaturauftrag.
Dein Team sieht den Stand
Du und dein Team seht, welche Maschine gerade auf der Werkbank steht und was als Nächstes ansteht.
Kunden sehen selbst nach
Deine Kunden verfolgen ihre Reparatur im Kundenportal oder in der Kunden-App, statt für jede Frage anzurufen.
Ablauf
So läuft die Reparatur einer Kaffeemaschine in RepairCMS ab.
Was du bei der Annahme erfasst, steht in jedem weiteren Schritt am selben Auftrag.
Schritt 1
Kaffeemaschine annehmen
Erfasse Marke, Modell, Seriennummer und Zustand, dazu Zubehör wie Wassertank oder Milchschlauch. Halte das Fehlerbild fest, etwa eine undichte Brühgruppe oder ein blockiertes Mahlwerk, und lass deinen Kunden die Annahme auf dem Display unterschreiben.
Optional: Geräteetikett
Drucke ein Etikett mit Auftragsnummer und Lagerplatz und kleb es an die Maschine. So findet dein Team die richtige Maschine im Regal, und ein Scan mit der App öffnet den Auftrag.
Schritt 2
Befund festhalten und Freigabe einholen
Dein Team hält Diagnose, Arbeiten und Ersatzteile im Servicebericht fest, etwa einen neuen Dichtungssatz für die Brühgruppe. Daraus entsteht der Kostenvoranschlag, den dein Kunde online prüft und bestätigt. Eine Entkalkung bietest du als optionale Position an, die er selbst dazunimmt oder weglässt.
Schritt 3
Reparieren und Status zeigen
Wenn du den Status änderst, benachrichtigst du deinen Kunden gleich per E-Mail.
Schritt 4
Rechnung erstellen und Maschine übergeben
Die Positionen aus Servicebericht und Kostenvoranschlag stehen für die Rechnung bereit. Du prüfst sie, erstellst die Rechnung und lässt die Übergabe auf dem Display unterschreiben. Die Rechnung gibt es auch als E-Rechnung nach ZUGFeRD. Mit deinem Lexware-Office-Konto geht sie an deine Buchhaltung.
Probier den Ablauf mit der nächsten Maschine aus, die reinkommt.
Die richtige Maschine finden, auch wenn sie wiederkommt.
Lege Kaffeevollautomaten, Siebträgermaschinen und andere Geräte als eigene Gerätekategorien an. Über die Seriennummer siehst du jede frühere Reparatur an derselben Maschine.
Beispiel
Ein Kunde bringt seinen Vollautomaten, unter der Brühgruppe läuft Wasser aus.
Du nimmst die Seriennummer auf und notierst die Kalkspuren am Auslauf und den mitgebrachten Wassertank. Wenn dieselbe Maschine ein halbes Jahr später zum Entkalken kommt, findest du mit der Suche nach der Seriennummer auch den Auftrag von damals.
Wiederkehrende Arbeiten wie Entkalken mit eigenem Preis anlegen.
Lege deine Arbeiten als Services mit Preis an. Im Auftrag suchst du den Service und hast den Preis sofort im Beleg. Für den Tausch einer Wasserpumpe verknüpfst du die passenden Dichtungsringe aus dem Lager. Fügst du den Service ein, kommen sie als Servicekit mit und werden aus dem Lager ausgebucht.
Vor der Rückgabe hakt dein Team eigene Prüfpunkte am Auftrag ab, etwa Dichtigkeit geprüft, Probebezug gemacht und Maschine gereinigt. Diese Liste bleibt intern.
So legst du Services und Servicekits an →Cafés, Hotels und Büros als Geschäftskunden betreuen.
Lege Gastronomie und Firmen als geschäftliche Kontakte an, mit mehreren Rechnungs- und Lieferadressen. Jede Maschine bekommt ihren eigenen Auftrag, und am Kontakt siehst du alle Vorgänge und den offenen Rechnungsbetrag. Die Rechnung stellst du mit Zahlungsziel aus.
Händler und Partner, die dir regelmäßig Maschinen schicken, buchen ihre Reparaturen im B2B-Portal. Kommt die Lieferung an, checkst du alle Maschinen mit dem Lieferschein auf einmal ein.
Dein Kunde sieht selbst, wann seine Maschine fertig ist.
Nach der Annahme bekommt dein Kunde per E-Mail einen Link zu seinem Reparaturstatus. Im Kundenportal sieht er den aktuellen Stand. Auf dem Handy nutzt er dafür auch die Kunden-App, in der er den Kostenvoranschlag bestätigt und dir direkt am Auftrag schreibt.
Mehr über Kundenportal und Reparaturstatus →
Kunden-App Reparaturstatus
Für deine Kunden, auf iPhone und Android
Lass Kunden ihre Kaffeemaschine online anmelden oder einschicken.
Mit dem RepairCMS Reparaturformular beschreiben Kunden das Problem auf deiner Website, über einen Link oder per QR-Code. Sie suchen die Leistung, etwa eine Entkalkung, sehen deinen Preis und wählen, ob sie die Maschine vorbeibringen oder einschicken. Die Anfrage landet in RepairCMS, dein Team prüft sie und macht daraus einen Auftrag. Mit dem Zusatzmodul Repair Logistics bekommt dein Kunde beim Einschicken ein DHL-Retourenlabel per E-Mail.
Demo des Reparaturformulars ansehen → So kommen eingeschickte Maschinen in die Werkstatt
Die ganze Werkstatt in deiner Hosentasche
Die RepairCMS App ist RepairCMS auf deinem Handy, mit demselben Zugang wie am Computer und denselben Aufträgen, Kunden und Rechnungen. So arbeiten du und dein Team direkt an der Maschine, die gerade vor euch steht.
- Maschine und Kundendaten bei der Annahme erfassen
- Seriennummer mit der Kamera scannen
- Status ändern und Kunden benachrichtigen
- Annahme und Übergabe unterschreiben lassen
RepairCMS App
Für dein Team, auf iPhone und Android
Auf dem iPhone meldest du dich mit deinem Konto aus dem Web an, auf Android registrierst du dich auch direkt in der App.
RepairCMS ist Software für Werkstätten, die Kaffeemaschinen reparieren.
Mit RepairCMS verwalten Werkstätten für Kaffeemaschinen, Servicebetriebe und Händler mit eigener Werkstatt ihre Reparaturaufträge. Wenn deine eigene Kaffeemaschine repariert werden soll, such zum Beispiel bei Google Maps nach „Kaffeemaschinen Reparatur“ und deinem Ort. Wenn du deine Maschine schon abgegeben hast, öffnest du deinen Reparaturstatus über den Link aus der E-Mail der Werkstatt. In der Kunden-App Reparaturstatus meldest du dich mit einem Code an, den du per E-Mail oder SMS bekommst.
Was Reparaturbetriebe über RepairCMS sagen.
Diese Bewertungen beziehen sich auf RepairCMS als Reparatursoftware insgesamt.
„Hilfreiche Reparatursoftware für Werkstätten“
Bessere Organisation in der Werkstatt, intuitive Oberfläche, einfache Auftragserstellung und KVA-Verwaltung. Feedback wird schnell umgesetzt.
Verifizierte Bewertung auf Software Advice„Meine Erfahrung mit RepairCMS“
Einfach zu bedienen und hilfreich. Nichts zu meckern, es ist super einfach und hat nur sehr kleine Fehler.
Verifizierte Bewertung auf Software Advice„Für die Reparaturverwaltung von Uhren“
Spezialisiert auf Uhrmacher, deutliche Zeitersparnis bei Kostenvoranschlägen und Kommunikation, unkomplizierte Einrichtung.
Verifizierte Bewertung auf Software AdviceHäufige Fragen zur Kaffeemaschinen Service Software
Eignet sich RepairCMS für Werkstätten, die Kaffeemaschinen reparieren?
Ja. RepairCMS ist Software für Reparaturbetriebe, von der kleinen Werkstatt für Kaffeemaschinen bis zum Servicebetrieb mit mehreren Standorten. Du legst Kaffeevollautomaten, Siebträgermaschinen und andere Geräte als eigene Kategorien an und arbeitest allein oder mit deinem Team in denselben Aufträgen. Für andere Branchen gibt es eigene Seiten, etwa für Handywerkstätten, Fahrradwerkstätten, Uhrmacher und Computerwerkstätten.
Sehe ich frühere Reparaturen an derselben Maschine?
Ja. Die Seriennummer erfasst du bei der Annahme, in der RepairCMS App auch mit der Kamera. Über die Seriennummer ist jede Reparatur an dieser Maschine nachverfolgbar. In der Suche gibst du die Nummer ein und findest Kunde, aktuellen Auftrag und frühere Aufträge.
Kann mein Kunde sehen, wie weit die Reparatur ist?
Ja. Nach der Annahme bekommt dein Kunde eine E-Mail mit dem Link zum Kundenportal. Dort sieht er den aktuellen Stand, in der Kunden-App Reparaturstatus by RepairCMS auch den Verlauf. Wenn du dein seven.io-Konto verbindest und die SMS zur Statusänderung einschaltest, kann dein Kunde bei einer Statusänderung zusätzlich eine SMS bekommen. In der RepairCMS App entscheidest du bei jedem Statuswechsel, ob die SMS mitgeht. Die SMS rechnet seven.io direkt mit dir ab.
Kann ich Cafés und Firmen mit mehreren Maschinen betreuen?
Ja. Du legst den Betrieb als geschäftlichen Kontakt an, mit mehreren Rechnungs- und Lieferadressen. Jede Maschine bekommt ihren eigenen Auftrag mit Seriennummer, und am Kontakt siehst du alle Vorgänge und den offenen Rechnungsbetrag. Händler und Partner buchen Reparaturen auf Wunsch im B2B-Portal.
Repariert ihr auch Kaffeemaschinen?
Nein, RepairCMS ist Software für Reparaturbetriebe. Wenn du deine Kaffeemaschine reparieren lassen möchtest, wende dich an eine Werkstatt in deiner Nähe. Falls sie mit RepairCMS arbeitet, verfolgst du deine Reparatur über den Link aus ihrer E-Mail oder in der Kunden-App Reparaturstatus.
Was kostet RepairCMS, und was steckt in welchem Plan?
Der Plan Starter kostet 29 € netto im Monat bei jährlicher Abrechnung, monatlich 32 € netto. In jedem RepairCMS-Plan sind unbegrenzte Aufträge, die RepairCMS App mit Seriennummer-Scan, die Unterschrift auf dem Display, das Geräteetikett, Services mit Preis, das Kundenportal und Rechnungen enthalten. Kostenvoranschläge, Nachrichten an deine Kunden, Fotos am Auftrag und interne Prüfungen gibt es in den RepairCMS-Plänen Business, Team und Enterprise. Das Reparaturformular und das Ersatzteillager mit Servicekits gibt es in den RepairCMS-Plänen Team und Enterprise. Das B2B-Portal buchst du im Plan Team dazu, im Plan Enterprise ist es enthalten. Repair Logistics buchst du im Plan Team dazu, im Plan Enterprise ist es enthalten. Alle Preise findest du in der Tarifübersicht.
Wie teste ich RepairCMS in meiner Werkstatt?
Du legst dein Konto unter my.repaircms.com an und testest 14 Tage kostenlos im Umfang des RepairCMS-Plans Team, ohne Zahlungsdaten. Nimm im Test eine echte Kaffeemaschine an und begleite den Auftrag bis zur Rückgabe. Wenn du danach einen Plan wählst, arbeitest du mit allen Aufträgen und Kunden aus dem Test weiter.
Teste RepairCMS mit der nächsten Kaffeemaschine, die reinkommt.
Leg einen echten Reparaturauftrag an und prüfe, ob Annahme, Kundenstatus und Rückgabe zu deinem Alltag passen. Du testest RepairCMS 14 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten.
