Kostenlose Vorlage für Reparaturbetriebe
Kostenvoranschlag Vorlage: Lade sie dir kostenlos als PDF oder Word herunter.
Ein A4-Blatt für jeden Kostenvoranschlag, vom Befund über die Positionen bis zur Entscheidung deines Kunden.
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Was gehört in einen Kostenvoranschlag?
In einen Kostenvoranschlag gehören Gerät, Befund, jede Leistung und jedes Ersatzteil mit Preis, der Gesamtbetrag und die Bedingungen, unter denen er gilt. Dazu kommt die Entscheidung deines Kunden, damit schriftlich feststeht, ob du reparierst.
| Feld in der Vorlage | Warum es zählt |
|---|---|
| Nummer und Datum | Mit beiden findest du den Kostenvoranschlag wieder, wenn dein Kunde Tage später anruft. |
| Gültig bis | Ersatzteilpreise ändern sich. Das Datum sagt deinem Kunden, bis wann dein Preis gilt. |
| Zum Auftrag Nr. | Die Auftragsnummer verbindet den Kostenvoranschlag mit dem Gerät im Regal und mit dem Reparaturauftrag. |
| Kunde | Mit Telefon oder E-Mail erreichst du deinen Kunden, sobald der Kostenvoranschlag fertig ist. |
| Gerät und Seriennummer | Geräteart, Marke und Modell sagen, worum es geht. Seriennummer, IMEI oder beim E-Bike die Rahmennummer machen das Gerät eindeutig. |
| Befund | Hier steht in einfachen Worten, was du bei der Prüfung gefunden hast. So versteht dein Kunde, wofür er bezahlt. |
| Leistungen und Ersatzteile | Sieben Zeilen mit Menge, Einzelpreis und Betrag. Arbeitszeit und jedes Ersatzteil stehen in einer eigenen Zeile. |
| Optional | Positionen, auf die dein Kunde verzichten kann, kreuzt du an, zum Beispiel eine neue Schutzfolie oder die Reinigung des Mahlwerks. Will er sie nicht, streicht er sie, und du ziehst sie vom Gesamtbetrag ab. |
| Summe netto, MwSt. und Gesamtbetrag | Den Steuersatz trägst du selbst ein, und kein Feld trägt ein Währungszeichen. So passt das Blatt in Deutschland, Österreich und der Schweiz. |
| Bedingungen | Du kreuzt an, ob der Kostenvoranschlag unverbindlich oder verbindlich ist. Beim unverbindlichen trägst du ein, ab wie viel Prozent Mehrkosten du deinen Kunden vorher fragst. |
| Kostenlos oder vereinbarte Gebühr | Eine Gebühr für die Prüfung trägst du mit Betrag ein. Beauftragt dein Kunde die Reparatur, ziehst du sie vom Gesamtbetrag ab. Lehnt er ab, zahlt er sie. |
| Entscheidung des Kunden | Dein Kunde kreuzt an, ob er die Reparatur beauftragt oder ablehnt und das Gerät unrepariert abholt. |
| Hinweise | Ein Mustertext sagt deinem Kunden, dass du vorher fragst, wenn sich beim Öffnen ein weiterer Schaden zeigt. Dazu kommt ein Verweis auf deine Reparaturbedingungen. Prüf beides und pass es an deinen Betrieb an. |
| Zwei Unterschriften | Du unterschreibst für deinen Betrieb, dein Kunde unterschreibt seine Entscheidung. Eine Kopie bleibt bei dir. |
Alle Felder stehen fertig in der Vorlage, auf Seite 2 folgt eine kurze Anleitung.
Welche Fehler beim Kostenvoranschlag kosten dich später Geld?
Später Geld kostet jeder Kostenvoranschlag, bei dem hinterher unklar ist, was vereinbart war. Diese sechs Lücken schließt du schon beim Ausfüllen.
Die Gebühr steht nur in den AGB
In Deutschland ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel kostenlos. Wenn du für die Prüfung Geld möchtest, sprich die Gebühr bei der Annahme ab und lass sie dir unterschreiben, bevor du das Gerät öffnest. Ein Satz in deinen AGB reicht dafür in der Regel nicht.
Verbindlich oder unverbindlich bleibt offen
In Österreich gilt ein Kostenvoranschlag gegenüber Verbrauchern als verbindlich, wenn nicht ausdrücklich etwas anderes darauf steht. Kreuz darum immer an, was gilt, dann weiß auch dein Kunde in Deutschland und der Schweiz, woran er ist.
Der Befund ist zu knapp
„Pumpe defekt“ sagt deinem Kunden wenig. Schreib auf, was du gefunden hast und was daraus folgt, zum Beispiel „Pumpe undicht, Wasser im Gehäuse, Platine trocken“.
Alles steht in einer Zeile
Eine einzige Summe führt schnell zur Frage, wofür das alles ist. Trag Arbeitszeit und jedes Ersatzteil als eigene Position ein, dann sieht dein Kunde, wofür er zahlt, und kann Optionales streichen.
Mehrkosten kommen erst mit der Rechnung
Zeigt sich beim Öffnen ein weiterer Schaden, sag es deinem Kunden sofort und nicht erst bei der Abholung. Liegt der Preis bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag deutlich darüber, darf er den Auftrag beenden. Mit der Prozentgrenze auf dem Blatt weiß er vorher, ab wann du anrufst.
Die Antwort des Kunden fehlt
Ein „Ja, mach mal“ am Telefon ist schnell vergessen. Lass deinen Kunden auf dem Blatt ankreuzen, ob er beauftragt oder ablehnt, und unterschreiben. Für die Annahme davor nimmst du unsere Reparaturauftrag Vorlage.
Wann kommt ein Kostenvoranschlag auf Papier an seine Grenzen?
Papier kommt an seine Grenzen, sobald dein Kunde nicht vor Ort ist. Dann fotografierst du das Blatt, schickst es per Mail und wartest auf einen Rückruf, während das Gerät offen auf dem Tisch liegt. Streicht er am Telefon eine Position, rechnest du den Gesamtbetrag neu, und für die Rechnung tippst du die Positionen noch einmal ab. Solange deine Kunden beim Abgeben oder Abholen entscheiden, reicht die Vorlage gut aus.
Wie funktioniert der Kostenvoranschlag in RepairCMS?
Mit der Software für Kostenvoranschläge von RepairCMS erstellst du den Kostenvoranschlag direkt am Reparaturauftrag und markierst Positionen, auf die dein Kunde verzichten kann, als optional. Dein Kunde bekommt eine E-Mail und öffnet den Kostenvoranschlag im Kundenportal. Dort wählt er optionale Positionen ab, bestätigt oder lehnt ab und lädt ihn bei Bedarf als PDF herunter. Bestätigt er, ändert sich der Status in RepairCMS sofort, und die Rechnung entsteht von selbst. Hast du die Online-Zahlung mit Ultimate FastPAY eingeschaltet, kann er gleich danach bezahlen. Für abgelehnte Kostenvoranschläge legst du auf Wunsch eine Gebühr fest.
Wenn dir das Blatt reicht, bleib dabei. Wenn du sehen möchtest, wie dein Kunde den Kostenvoranschlag im Portal bestätigt, sieh dir den Ablauf in RepairCMS an.
Häufige Fragen zur Kostenvoranschlag Vorlage
Ist die Kostenvoranschlag Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Du lädst sie als PDF oder Word herunter, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse, und nutzt sie in deinem Betrieb, so oft du möchtest. Sie passt für Smartphones, Computer und andere Elektronik, Fahrräder und E-Bikes, Uhren, Kaffeemaschinen und Nähmaschinen. Mehr zu den einzelnen Betrieben findest du bei den Reparaturbranchen.
Kann ich die Vorlage am Computer ausfüllen?
Ja, mit der Word-Fassung. Trag dort deine Firmendaten und die Positionen ein und ersetz das Feld „Logo oder Stempel“ durch dein Logo. Die PDF-Fassung ist zum Ausdrucken gedacht. Gib Seite 1 deinem Kunden zum Ankreuzen und Unterschreiben, eine Kopie bleibt bei dir. Seite 2 erklärt dir die Vorlage in vier Schritten.
Darf ich für einen Kostenvoranschlag eine Gebühr verlangen?
Ja, wenn du die Gebühr vorher mit deinem Kunden vereinbarst, ob du sie Prüfgebühr oder Diagnosepauschale nennst. In Deutschland ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB), und ein Satz in den AGB reicht in der Regel nicht. Sprich die Gebühr darum bei der Annahme ab und lass sie dir unterschreiben, bevor du prüfst. In Österreich zahlt ein Verbraucher nur, wenn du ihn vorher auf die Gebühr hingewiesen hast (§ 5 KSchG). Auf der Vorlage kreuzt du die vereinbarte Gebühr an und ziehst sie bei Auftrag vom Gesamtbetrag ab.
Muss mein Kostenvoranschlag verbindlich sein?
Das legst du fest, und auf der Vorlage kreuzt du es an. Ein verbindlicher Kostenvoranschlag gilt als Festpreis. Bei einem unverbindlichen darf die Rechnung abweichen, wenn du deutliche Mehrkosten sofort meldest. In Österreich gilt ein Kostenvoranschlag gegenüber Verbrauchern als verbindlich, wenn nicht ausdrücklich etwas anderes darauf steht (§ 5 KSchG).
Wie weit darf meine Rechnung über dem Kostenvoranschlag liegen?
Eine feste Grenze nennt das Gesetz in Deutschland und Österreich nicht. Liegt der Preis bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag deutlich darüber, musst du es deinem Kunden sofort sagen, und er darf den Auftrag beenden (§ 649 BGB, § 1170a ABGB). In der Schweiz nennt das Bundesgericht etwa 10 % als Richtwert (Art. 375 OR). Darum trägst du auf der Vorlage selbst ein, ab wie viel Prozent du vorher fragst. Die Hinweise sind Mustertext und keine Rechtsberatung, prüf sie für deinen Betrieb und dein Land.
Was kostet der Kostenvoranschlag in RepairCMS?
Den Kostenvoranschlag im Kundenportal mit optionalen Positionen und Gebühr bei Ablehnung gibt es in den RepairCMS-Plänen Business, Team und Enterprise. Der Plan Business kostet 69 € netto im Monat bei jährlicher Abrechnung, monatlich 77 € netto. Du kannst RepairCMS 14 Tage kostenlos im Umfang des Team-Plans testen, ohne Zahlungsdaten. Alle Pläne siehst du auf der Preisseite.
Teste den Kostenvoranschlag von RepairCMS 14 Tage kostenlos.
Du legst deinen ersten Kostenvoranschlag am Auftrag an und siehst den Weg von der Bestätigung bis zur Rechnung. Zahlungsdaten brauchst du dafür keine.
