Kostenlose Vorlage
Reparaturauftrag Vorlage: Lade sie dir kostenlos als PDF oder Word herunter.
Ein A4-Blatt für jede Reparaturannahme, von den Kundendaten bis zur Unterschrift.
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Was gehört in einen Reparaturauftrag?
In einen Reparaturauftrag gehören Kunde, Gerät, Fehler, vereinbarte Arbeit, Kosten, Rückgabe und Unterschrift. Mit diesen Angaben weiß jeder im Team, wem das Gerät gehört und was dein Kunde beauftragt hat.
| Feld in der Vorlage | Warum es zählt |
|---|---|
| Kunde | Mit Telefon und E-Mail erreichst du deinen Kunden bei Rückfragen und wenn das Gerät fertig ist. |
| Gerät | Geräteart, Marke und Modell zeigen dir, welche Ersatzteile du brauchst. |
| Seriennummer oder IMEI | Sie macht das Gerät eindeutig, auch wenn mehrere gleiche Modelle im Regal stehen. Beim E-Bike trägst du hier die Rahmennummer ein. |
| Zubehör | Ladekabel, Hülle oder Akku stehen auf dem Blatt. Bei der Rückgabe siehst du sofort, was zurück an den Kunden geht. |
| Zustand | Kratzer und Dellen stehen vor der Reparatur auf dem Blatt. So lässt sich später klären, ob ein Schaden schon da war. |
| PIN oder Entsperrcode | Manche Prüfungen gehen erst am entsperrten Gerät. Trag den Code nur ein, wenn du ihn dafür brauchst. |
| Fehlerbeschreibung | „Was funktioniert nicht?“ und „Seit wann?“ geben dem Techniker den ersten Hinweis, bevor er das Gerät öffnet. |
| Gewünschte Reparatur | Hier steht, was dein Kunde beauftragt, zum Beispiel den Akku tauschen oder zuerst prüfen. |
| Kostenvoranschlag | Du kreuzt an, ob dein Kunde vorher einen Kostenvoranschlag bekommt oder bis zu welchem Betrag du ohne Rückfrage reparierst. So ist der Preisrahmen vor der Reparatur geklärt. |
| Anzahlung | Der Betrag steht auf dem Auftrag, und bei der Abholung wissen beide, was noch offen ist. |
| Rückgabe | Abholung oder Versand und der voraussichtliche Fertigtermin zeigen deinem Kunden, wann und wie er sein Gerät zurückbekommt. |
| Hinweise | Hinweise zu Datensicherung und Datenschutz und ein Verweis auf deine Reparaturbedingungen stehen als Mustertext bereit. Prüf ihn und pass ihn an deinen Betrieb an. |
| Zwei Unterschriften | Die erste gibt dein Kunde bei der Abgabe, die zweite bei der Abholung. So steht beides auf einem Blatt. |
Alle Felder stehen fertig in der Vorlage.
Welche Fehler bei der Reparaturannahme kosten dich später Zeit?
Später Zeit kostet jede Angabe, die bei der Annahme fehlt, weil daraus ein Anruf oder eine Diskussion wird. Diese sechs Lücken schließt du mit wenigen Handgriffen.
Der Zustand fehlt auf dem Blatt
Bemerkt ein Kunde bei der Abholung einen Kratzer, steht ohne Notiz Aussage gegen Aussage. Geh das Gerät gemeinsam mit ihm durch und schreib jeden Schaden auf. Wie das mit Fotos geht, zeigt unser Beitrag zur Reparaturannahme mit Foto.
Die Fehlerbeschreibung bleibt zu kurz
„Geht nicht“ hilft deinem Techniker wenig. Frag nach, was genau passiert und seit wann, zum Beispiel „Der Kaffee läuft seit Montag nur noch tröpfchenweise“.
Der Kostenrahmen ist offen
Findet die Diagnose mehr als gedacht, musst du deinen Kunden erst erreichen, bevor es weitergeht. Leg darum bei der Annahme fest, ob ein Kostenvoranschlag kommt oder bis zu welchem Betrag du weiterreparieren darfst.
Das Gerät trägt keine Nummer
Ein Gerät ohne Nummer im Regal kostet dich Suchzeit. Trag die Auftragsnummer ein, kleb sie ans Gerät und leg das Original dazu. Die Kopie bekommt dein Kunde.
Der Entsperrcode liegt offen herum
Ein Entsperrcode öffnet private Daten. Frag ihn nur ab, wenn du ihn für die Prüfung brauchst, und bewahr Gerät und Blatt dort auf, wo nur dein Team hinkommt.
Die Abholung ist nicht abgesprochen
Ohne vereinbarten Weg bleiben fertige Geräte im Regal liegen. Kreuz Abholung oder Versand an und trag ein, wann das Gerät voraussichtlich fertig ist. Wie ein ganzer Ablauf aussieht, liest du in unserem Beitrag zur Reparaturannahme.
Wann kommt ein Reparaturauftrag auf Papier an seine Grenzen?
Papier kommt an seine Grenzen, sobald mehrere Menschen denselben Auftrag brauchen oder Kunden dir außerhalb der Öffnungszeiten eine Reparatur anmelden wollen. Ruft ein Kunde nach seiner Reparatur an, läufst du erst zum Regal oder zum Techniker. Für die Rechnung tippst du die Angaben noch einmal ab, und Fotos vom Zustand haben auf dem Blatt keinen Platz. Solange du wenige Geräte annimmst, reicht die Vorlage gut aus.
Wie funktioniert das Reparaturformular von RepairCMS?
Mit dem Ultimate Repair Form Builder von RepairCMS gibt dein Kunde Gerät, Defekt, Kontaktdaten und Unterschrift selbst ein, auf deiner Website oder am Tablet vor Ort. Die Anfrage landet direkt in RepairCMS, wo dein Team sie prüft und in einen Auftrag umwandelt. Wie weit die Reparatur ist, sieht dein Kunde im Kundenportal, und die Positionen aus Kostenvoranschlag und Servicebericht übernimmt RepairCMS in die Rechnung. Das Formular trägt dein Logo und deine Farben, die Schritte legst du selbst fest.
Wenn dir das Blatt reicht, bleib dabei. Wenn du sehen möchtest, wie dein Kunde das Formular ausfüllt, probier das Reparaturformular selbst aus.
Häufige Fragen zur Reparaturauftrag Vorlage
Ist die Reparaturauftrag Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Du lädst sie als PDF oder Word herunter, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Nutze und kopiere sie in deinem Betrieb, so oft du möchtest.
Kann ich die Vorlage am Computer ausfüllen?
Ja, mit der Word-Fassung. Trag dort deine Firmendaten ein und ersetz das Feld „Logo oder Stempel“ durch dein Logo. Die PDF-Fassung ist zum Ausdrucken gedacht, Firmenname und Stempel ergänzt du von Hand. Druck in beiden Fällen Seite 1 aus und kopier sie nach dem Ausfüllen. Die Kopie bekommt dein Kunde, das Original bleibt beim Gerät.
Was ist der Unterschied zwischen Reparaturauftrag, Reparaturschein und Reparaturformular?
Alle drei Wörter meinen meist dasselbe Blatt. Reparaturauftrag betont die Vereinbarung mit dem Kunden, Reparaturschein den Beleg, den er bei der Abgabe mitnimmt, und Reparaturformular das leere Formular. Unsere Vorlage deckt alle drei ab, die Kopie für deinen Kunden dient als Reparaturschein.
Ist die Vorlage rechtssicher?
Die Vorlage gibt deiner Annahme einen festen Aufbau. Die Hinweise darin sind Mustertext und keine Rechtsberatung. Prüf sie für deinen Betrieb und dein Land und ergänze deine eigenen Reparaturbedingungen.
Für welche Branchen passt die Vorlage?
Die Vorlage ist branchenneutral und passt für Smartphones, Computer und andere Elektronik, Fahrräder und E-Bikes, Uhren, Kaffeemaschinen und Nähmaschinen. Wenn dein Betrieb andere Angaben braucht, benennst du die Felder in der Word-Fassung um. Mehr zu den einzelnen Betrieben findest du bei den Reparaturbranchen.
Was kostet das Reparaturformular von RepairCMS?
Der Ultimate Repair Form Builder ist in den RepairCMS-Plänen Team und Enterprise ohne Aufpreis enthalten. Der Plan Team kostet 99 € netto im Monat bei jährlicher Abrechnung, monatlich 110 € netto. Du kannst RepairCMS 14 Tage kostenlos im Umfang des Team-Plans testen, ohne Zahlungsdaten. Alle Pläne siehst du auf der Preisseite.
Teste das Reparaturformular von RepairCMS 14 Tage kostenlos.
Du richtest dein eigenes Formular ein und siehst den Weg von der Anfrage bis zur Rechnung. Zahlungsdaten brauchst du dafür keine.
