§14: Rechnung als PDF reicht dem Firmenkunden nicht mehr

Ein Firmenkunde bringt fünf Notebooks zur Reparatur. Du machst die Arbeit, schreibst die Rechnung, schickst das PDF per Mail. Zwei Tage später kommt die Antwort aus der Buchhaltung: so können wir das nicht verarbeiten, wir brauchen eine E-Rechnung. Und du sitzt da mit einer fertigen Rechnung, die niemand bucht.

Das passiert seit Anfang 2025 immer öfter, und der Grund steht in §14 des Umsatzsteuergesetzes. Der wichtigste Punkt daran wird fast überall durcheinandergeworfen. Es gibt nämlich zwei Pflichten, und sie gelten zu völlig verschiedenen Zeitpunkten.

Empfangen musst du längst. Senden noch nicht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen von anderen Betrieben annehmen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, ohne Ausnahme für kleine Werkstätten. Wenn dein Teilelieferant dir heute eine E-Rechnung schickt, musst du sie entgegennehmen. Sie liegt in deinem Posteingang, ob du willst oder nicht.

Selbst E-Rechnungen ausstellen musst du dagegen noch nicht. Dafür läuft eine Übergangsregelung, und sie ist gestaffelt:

• Ab 1. Januar 2027 für Betriebe, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht haben.
• Ab 1. Januar 2028 für alle anderen. Also für die allermeisten Reparaturbetriebe.

Diese Trennung ist der ganze Knackpunkt. Viele Inhaber hören „E-Rechnung ab 2028″ und legen das Thema weg. Aber die Empfangspflicht läuft schon anderthalb Jahre, und die betrifft sie heute.

Warum dein Firmenkunde trotzdem jetzt schon nachfragt

Hier kommt der Teil, den die Fristen nicht abdecken. Eine Rechnung im PDF gilt rechtlich als sonstige Rechnung, und die darfst du im B2B nur noch verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Ein Konzern, eine Behörde oder ein Krankenhaus mit automatisierter Rechnungsprüfung stimmt eben nicht mehr zu. Die haben ihre Buchhaltung auf strukturierte Daten umgestellt und wollen keine Datei, die ein Mensch abtippen muss.

Deine Übergangsfrist bis 2028 schützt dich also vor dem Finanzamt. Sie schützt dich nicht davor, dass ein guter Kunde dir die Rechnung zurückschickt. Und genau dieser Kunde ist meistens der, den du behalten willst.

Was eine E-Rechnung eigentlich ist

Der häufigste Irrtum: eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die du per E-Mail verschickst. Ein PDF bleibt ein PDF, auch als Anhang, auch wenn es schön aussieht, auch wenn es unterschrieben ist.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine Maschine direkt auslesen kann. Der europäische Standard dafür heißt EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei. Für Menschen praktisch unlesbar, aber Pflichtformat bei vielen öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD ist ein Hybrid. Es sieht aus wie ein normales PDF, hat aber die strukturierten Rechnungsdaten unsichtbar als XML eingebettet. Dein Kunde sieht ein Dokument, seine Software liest Daten.

Für einen Reparaturbetrieb ist der Hybrid meistens der ruhigere Weg. Der Handwerkskunde bekommt ein PDF, das er lesen kann. Die Buchhaltung des Firmenkunden zieht sich das XML. Eine Rechnung, zwei Leser.

Wo die Pflicht nicht greift

Bevor du dir jetzt Sorgen um jeden Beleg an der Theke machst: der Anwendungsbereich ist enger, als die Aufregung vermuten lässt.

• Privatkunden sind komplett draußen. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Wer sein Handy privat vorbeibringt, bekommt weiter seinen normalen Beleg.
• Kleinbeträge bis 250 Euro brutto sind ausgenommen. Ein großer Teil der klassischen Reparaturen an Firmenkunden fällt damit ohnehin nicht darunter.
• Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie.

Wenn du fast nur Endkunden bedienst, ist das Thema für dich klein. Sobald aber Firmenwagen, Praxisgeräte, Schulnotebooks oder Behördenhardware bei dir auf der Werkbank liegen, wirst du es nicht umgehen.

Was du diese Woche tun kannst

Es braucht keine große Umstellung. Es braucht drei Entscheidungen.

Erstens: klär, wo eingehende E-Rechnungen landen. Rechtlich reicht ein E-Mail-Postfach völlig aus. Es muss nur eines sein, das jemand liest, und nicht das persönliche Postfach eines Technikers, der drei Wochen im Urlaub ist. Eine feste Adresse wie rechnung@deinbetrieb.de, die in die Buchhaltung geht, löst das Problem an einem Nachmittag.

Zweitens: bewahre die Datei auf, nicht den Ausdruck. Bei einer E-Rechnung ist die Datei das Original. Wer sie ausdruckt, abheftet und die Datei löscht, hat den Beleg vernichtet und den Ausdruck behalten. Bei einer Prüfung zählt das strukturierte Original.

Drittens: frag deine drei größten Firmenkunden. Ein Anruf, eine Frage: in welchem Format wollt ihr die Rechnung ab jetzt? Die Antwort kostet dich zwei Minuten und spart dir die zurückgeschickte Rechnung im nächsten Quartal. Meistens hörst du dann auch gleich, wie viel Zeit dir noch bleibt.

Der ehrliche Teil

Diese Pflicht bringt deinem Betrieb erst einmal nichts. Sie ist nicht dafür da, dass du schneller arbeitest. Sie ist dafür da, dass der Staat Umsatzsteuerbetrug leichter findet, und die Arbeit dafür machen die Betriebe.

Was sie in der Praxis trotzdem ändert: Rechnungen, die als Datensatz beim Kunden ankommen, werden schneller bezahlt. Kein Abtippen, keine Rückfrage wegen einer unleserlichen Position, kein Beleg, der in einer Poststelle liegen bleibt. Wer heute schon strukturiert fakturiert, merkt das am Zahlungseingang, nicht am Gesetzestext. Das ist kein Grund, sich über die Pflicht zu freuen. Aber es ist ein Grund, sie nicht bis Dezember 2027 liegen zu lassen.

Und wo RepairCMS dabei steht

Wir haben das in RepairCMS eingebaut, weil unsere Kunden genau an diesem Punkt anriefen: der Firmenkunde will kein PDF mehr, was jetzt.

Rechnungen aus RepairCMS lassen sich als E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.3 ausgeben, konform zu EN 16931, als Hybrid aus PDF und XML. Der Kunde sieht das Dokument, seine Buchhaltung liest die Daten. Das ist in allen Plänen enthalten, es gibt kein Compliance-Paket, das du dazubuchen musst.

Was RepairCMS nicht macht: eingehende Rechnungen deiner Lieferanten verarbeiten. Die Empfangspflicht bleibt deine Aufgabe, und dafür reicht wie gesagt ein ordentlich geführtes Postfach.

Wenn du wissen willst, wie das in deinem Ablauf aussieht, vom Auftrag über den Kostenvoranschlag bis zur Rechnung, schau es dir in Ruhe an. Und wenn du nur die drei Punkte von oben abarbeitest und sonst nichts, ist auch schon viel gewonnen.